KTKsoftware
informační systémy
HelpdeskHelpdesk Klientská sekce ON-LINE poptávka
Domovská stránka > Aktuality > Články z oblasti IT > Co se může stát, když systém vybírá IT oddělení nebo účetní?

Co se může stát, když systém vybírá IT oddělení nebo účetní?

Výběr nového informačního systému pro společnost znamená strategické rozhodnutí, které ovlivní chod společnosti na několik let dopředu. Jedná-li se o ERP systém, snaží se firma této problematice věnovat určitý čas. Ne vždy se však jedná o kompetentní osoby, které dostanou výběr IS na starosti.

Systém vybírá správce IT

Ve firmě dlouhou dobu funguje správce IT, a proto dostane otázku výběru IS za úkol. Mnohdy však nemá informace o jednotlivých firemních procesech, celkové provázanosti systému z praktického pohledu, nezná kompletní požadavky jednotlivých oddělení a nezná představu vedení o novém systému.

V lepším případě ve firmě pracuje IT manažer, který má dostatečný přehled o celkovém fungování společnosti, o problémech se stávajícím řešením a vizích ohledně nového systému. Často se jedná o tzv. vedoucího projektu, na kterém velmi závisí úspěšné nasazení systému. Mnohdy se tito pracovníci dostávají do svízelné situace. Mají od vedení společnosti předem určený finanční limit, aniž by vedení mělo představu o cenách na trhu informačních technologií. Tím pádem vybírají systém nevhodné kategorie nebo s nedostatečnou funkčností, která se může odrážet v následné nespokojenosti se systémem, nesplněním představ o požadované funkcionalitě atd.

Systém vybírá účetní

Správné vedení účetnictví je základem fungování společnosti. Nutno však podotknout, že se nejedná (ve většině případů) o klíčovou záležitost, která firmě přináší zisk. Výrobní firmy musí vyrábět, aby mohli prodávat a o čem účtovat. Často se však setkáváme se situací, že výběr nového systému do výrobní firmy koordinuje účetní, která však z pohledu zavádění IS není kompetentní osobou, mívá úzký pohled na věc pouze z hlediska vedení ekonomických agend a často nebývá otevřena novým řešením, které mohou být pro firmu klíčové. Je důležité se proto zamyslet nad tím, co firmě výrazně sníží náklady – zaměstnání případné nové účetní, (je-li původní účetní nespokojena s výběrem nového systému a neochotna v něm pracovat) která bude pracovat v novém systému, který zprůhlední tok zakázky firmou, pomůže získat přehled o stavu výroby s možností operativního zásahu či pomůže společnosti v jiných klíčových oblastech při snižování nákladů, zvyšování spokojenosti a loajality zákazníků atd.

Systém vybírá externí poradce / konzultantská společnost

Větší firmy se domnívají, že pokud si přizvou k výběrovému řízení externí poradenskou společnost, zvolí do firmy ten nejlepší systém, který na trhu je. Opak je však pravdou. Konzultantské společnosti nemusí být tak nezávislé, jak se tváří. Mnohdy spolupracují s vybranými dodavateli informačních systému. Možná provedou výběr mezi několika firmami, avšak nemusí se dostat k odborníkům, kteří mají specializovaná oborová řešení jen z důvodu, že firma není mezi partnery konzultantské společnosti.

Pokud se vedení rozhodne pro přenechání výběru čistě na externím pracovníkovi, může být následně velmi zklamáno. Externí pracovník může mít zkušenosti s podobnými společnostmi, ale nezná jednotlivé procesy právě v dané konkrétní společnosti.

Dalším důvodem pro výběr poradenské společnosti bývá domněnka, že externí firma zmapuje procesy ve firmě, podle kterých vybere a nastaví nový informační systém. Většina dodavatelů podnikových ERP systémů zpracovává ve spolupráci se zákazníkem procesní analýzu fungování společnosti, kterou poté využívají při implementaci vybraného systému. Nejedná-li se tak o nadnárodní firmu nebo jinak složitou výrobu, není zapotřebí využívání externích služeb.

Poradenská společnost znamená výhodu především ve chvíli, žádá-li společnost o dotaci na informační systém. V této chvíli je konzultantská služba žádoucí.

Top manažer (ředitel, jednatel) je zodpovědný za celkový chod společnosti, jeho podřízení včetně IT manažerů, vedoucích jednotlivých oddělení jsou zodpovědní za chod svých oddělení – ti mají znát procesy, které vedou k efektivní činnosti podniku a mají definovat klíčové vlastnosti IS tak, aby vedení mohlo činit správná rozhodnutí.

Výběr vhodného informačního systému je na vedení firmy. Top manažer by měl v informačním systému spatřovat nástroj, který mu pomáhá efektivně řídit jeho společnost. Měl by vybrat takový systém, který bude přijatelný jak pro něj samotného, tak i zaměstnance společnosti, kteří s ním budou denně pracovat. IT manažer je tu pouze od toho, aby zabezpečil jeho provoz. Manažer by se měl seznámit společně s dalšími pracovníky společnosti s nabídkou jednotlivých dodavatelů informačních systému, neboť právě on ví, kam chce společnost směřovat a jaký informační systém nejlépe podpoří jeho vize a plány do budoucna.

Jaké následky může mít nevhodně vybraný nebo špatně implementovaný systém?

Není-li informační systém správně implementován, může docházet k tomu, že jej pracovníci neradi používají, nemusí být dostatečně rychlý a pružný. Známá značka/název společnosti může znamenat, že je systém sice rozšířený, ale neznamená to zároveň, že je uživatelsky přívětivý, snadno obsluhovatelný, usnadňuje práci a že má odpovídající a rychlou technickou podporu včetně možnosti zákaznických úprav systému. Nezadávají-li zaměstnanci důležitá data do systému – ať už z jakéhokoliv důvodu, nemá vedení k dispozici potřebné podklady pro správné rozhodování a řízení společnosti. Nemá-li podnik k dispozici potřebná data, panuje-li nechuť k práci v informačním systému, může to mít přímý finanční efekt na fungování společnosti. Dochází k prodlužování návratnosti investice vložené do nového informačního systému, zvyšování nespokojenosti zaměstnanců, možné zvýšení jejich fluktuace atd.

A jak si správně vybrat systém? 

S tím Vám poradíme v následujícím článku

http://www.ktksoftware.cz/clanky-jak-si-vybrat-informacni-system.html

Máte-li nějaké otázky či dotazy, neváhejte nás kontaktovat.

Máte dotaz na náš IS? Rádi Vám odpovíme
KTKw - informační systém pro každého
Tisknout stránku Vytisknout stránku       Poslat odkaz na e-mail Poslat odkaz na e-mail
Kontaktujte nás KTKsoftware
Kontaktujte nás
KTK SOFTWARE s.r.o.
Mlýnská 216/8, Liberec 4, 460 01
 
obchod@ktksoftware.cz

Tel.: +420 485 107 610
Tel.: +420 485 104 160


Přejít na kontakty
O nás KTKsoftware
Zavoláme Vám
Buďtě v obraze KTKsoftware
Buďte v obraze
Vložte svoji e-mailovou adresu a žádná důležitá informace Vám již neunikne.

Přihlášením souhlasíte se zpracováním osobních údajů dle zákona
 
Newsletter
Můžete se kdykoliv odhlásit.
Používáním tohoto webu souhlasíte s ukládáním cookies, nezbytných pro dobré fungování webu.
[CNW:Counter]